Посібник для організаторів весіль

Головне завдання весільних організаторів — допомогти парам отримати саме те весілля, про яке вони мріяли. І не важливо, чи це організація весілля агентством або event-компанією від початку до кінця, чи лише надання окремих послуг.

Якщо ви любите спілкування і постійні зустрічі з людьми, маєте організаторські здібності та цінуєте свій і чужий час, ця робота може ідеально вам підійти. Але потрібно розуміти, що цього замало, адже необхідно володіти багатьма професійними навичками й досвідом, щоб називатися професійним організатором весіль. Попереду буде багато складного, але також багато цікавого.

Кваліфікація: “весільний організатор”

До функцій весільних організаторів входить:

• зустрічі з молодятами для обговорення побажань і бюджету
• створення весільних тем та ідей
• консультування з питань весільних звичаїв або етикету
• вибір ведучого й музичного супроводу, фотографів, відеооператорів, артистів і поліграфії
• узгодження цін із представниками послуг для проведення весілля, зокрема флористами, ресторанами, кейтеринговими компаніями, транспортними службами та постачальниками різного обладнання
• вибір весільного салону, допомога у підборі фасону сукні для нареченої та її подружок, а також костюма для нареченого, пробний візаж, манікюр і послуги перукаря
• регулярне інформування пари про підготовку урочистості, нерідко у вигляді письмових звітів
• ведення докладних записів щодо витрат і всього, що відбувається
• перебування в день весілля на місці та контроль виконання плану
• особиста перевірка свіжості продуктів, моніторинг через інтернет сторонніх послуг, запропонованих молодятами або родичами, наприклад у Facebook або Twitter, а також використання особистих контактів
• організатору слід уміти працювати з документами, правильно відповідати на телефонні дзвінки, електронні листи тощо
• нерідко потрібно брати участь в оновленні веб-сайту компанії, блогів або сторінок у соціальних мережах
• також буває час, коли потрібно працювати з кількома парами одночасно, особливо на перших етапах планування.

З чого починається весільний організатор

Не існує єдиних рекомендацій, з чого саме починати творчий шлях весільного організатора. Дехто приходить до цієї справи після власного весілля або весіль друзів і родичів, де був активним учасником процесу організації. Також можна прийти з інших сфер, пов’язаних із плануванням заходів: івентів, PR-акцій і подібних подій. Головне, щоб ваш досвід містив схожі навички.

Відповідний досвід може включати:

• управління подіями
• комунікабельність і роботу з клієнтами
• продажі та навички ведення переговорів
• сферу громадського харчування
• навички розв’язання проблем у несподіваних ситуаціях
• управління бюджетом і всім проєктом
• маркетинг
• адміністрування та ІТ-навички
• уміння працювати в команді, а також за власною ініціативою
• упевненість у собі та публічність

Інший шлях міг би початися з посади адміністратора або помічника в компанії чи агентстві з планування весіль. Вам також дуже знадобиться досвід організації корпоративів, ювілеїв, днів народження та дитячих свят, після чого ви зможете самостійно брати на себе відповідальність і вирушати, так би мовити, у вільне плавання.

Не слід нехтувати волонтерським досвідом, адже процес організації заходів має багато спільних моментів.

Досвід весільного координатора, ведучого або представника інших послуг також дає хороший поштовх до власних проєктів. Нерідко у весільний бізнес приходять із готельної або рекламної сфери.

Години роботи весільних організаторів

Будьте готові до того, що доведеться працювати не чітко відміряні 6–8 годин і п’ять днів на тиждень, а іноді й більше. Особливо це стосується передвесільних днів, починаючи за 7–10 днів, а також так званих весільних сезонів, які приблизно тривають з липня до жовтня.

Зустрічі з молодятами досить часто відбуваються у вечірній час і у вихідні дні. Щодо самого весільного дня, то ваш графік, найімовірніше, перевищуватиме 12 годин.

Ви можете працювати в офісі або з дому. Також доведеться витрачати час на поїздки, щоб зустрічатися з клієнтами, постачальниками та оглядати локації.

Дохід

Якщо відкинути лірику, це, мабуть, головне, заради чого стають організаторами весіль. Але конкретну цифру вам ніхто не назве, адже все залежить від багатьох факторів. Самозайнятість загалом є сферою припущень і прогнозів.

Ваш дохід весільного організатора залежатиме від кількості урочистостей, послуг і бюджету, оскільки ви заробляєте на комісії. Щоправда, існує система заохочень від артистів і залучених послуг, але сьогодні ціни настільки оптимізовані, що на це не завжди варто розраховувати. Хоча комісія з бюджету 100, 200 або 500 тисяч гривень — це досить непоганий гонорар за роботу. Додамо до цього ще кілька проєктів на місяць, і виходить дуже приваблива сума. І навіть якщо врахувати, що ця сума розподіляється на всю команду вашої компанії, результат усе одно виглядає гідним і вартий того, щоб цим займатися.

Розвиток професійного організатора весіль

Потрібно постійно розвивати свій досвід і навички, як це робить кожен співробітник ArtMuz і артисти. Ви будете розвивати свої навички в роботі в міру зростання власного досвіду.

Як ми вже зазначали вище, багато весіль відбувається у період з липня до жовтня. В іншу пору року можна використовувати відносно вільний час для розвитку. Сюди входить відвідування виставок, семінарів, презентацій і, можливо, навіть курсів, якщо такі є, а також онлайн-вебінарів. Так ви зможете не лише підвищити теоретичні знання і застосувати їх на практиці, а й завести багато нових корисних знайомств.

Вам також будуть корисні курси, пов’язані з організацією весіль і обов’язковими складовими святкової діяльності:

• ведення бізнесу
• ціноутворення та складання бюджету
• навички ведення переговорів
• реклама, маркетинг і PR
• теми й дизайн
• шлюб і закони про цивільне партнерство
• етикет і, зокрема, весільний етикет.

Тепер, шановні друзі, ви знаєте, як і з чого починати свою діяльність. Якщо у вас виникли запитання, неодмінно ставте їх, коментуйте або одразу телефонуйте: ArtMuz допомагає всім і кожному.